Как взять под контроль оплаты поставщикам с помощью Битрикс24

Как часто вы оказываетесь в ситуации, когда нужно срочно что-то заказать у поставщика, а он вам отказывает, потому что вы ему задолжали по прошлым счетам? Т.к. вы о них совсем забыли, а может быть даже и не знали, т.к. менеджеры просто заказали в отсрочку исчерпав лимит.

С ростом бизнеса чтобы вести дела просто необходимо понимать, что происходит в отношениях с вашими поставщиками, т.к. из-за несвоевременных оплат поставщикам вы можете остаться без выгодных условий, а в худшем случае — еще и без клиентов, которым будете поставлять продукцию со срывами сроков.

Уже давно придуман такой простой и удобный инструмент как платежный календарь, позволяющий следить за всеми своими долгами и грамотно распределять средства.

Его можно начинать вести даже в эксель. Но сильно удобней, если он встроен в используемую в компании информационную систему.

Расскажу как это можно сделать на примере корпортала Битрикс24. Если вы уже им пользуетесь — то сможете взять на вооружение, а если еще думаете внедрять какое-нибудь решение — это будет дополнительным пунктом в его пользу.

Что позволяет делать платежный календарь в Битрикс24:

• Ограничить круг лиц, имеющих возможность подавать счета для утверждения руководителем;
• Определить маршруты согласования и утверждения счетов, которые будут оплачиваться;
• Отслеживать, по какому контрагенту и на какую сумму висят утвержденные счета, и когда по ним нужно совершать платежи;
• Отследить факт получения документов по оплаченным счетам.

Какой это дает эффект для бизнеса:

• в оплату не попадает всякий хлам
• есть возможность оценить, стоит ли оплачивать что-то не сильно нужное в текущей ситуации;
• за счет своевременной оплаты вы можете получать лучшие условия от поставщиков и обеспечивать надежные поставки клиентам;

Принцип работы следующий:
1. Сотрудник создает счет на оплату, указывая все данные по нему (дата, поставщик, сумма, сроки, тип оплаты и т.п.)
2. Счет уходит на утверждение руководителю

3. Руководитель либо утверждает счет и отправляет в оплату с указанием суммы и даты оплаты, либо отклоняет счет. О любых результатах приходят уведомления сотруднику, заводившему счет.
4. Утвержденный счет попадает к бухгалтеру, который в назначенный день оплачивает счет и прикладывает платежку.

5. На ответственного сотрудника (закупщика или делопроизводителя) ставится задача о получении документов.
6. После получения документов счет полностью закрывается.

Вот такой простой инструмент, а позволяет значительно упорядочить работу по оплате счетов, улучшить условия работы с поставщиками и исключить перебои в работе.